Sujungti / automatizuoti
Verslo procesų automatizavimas
Automatizuojame pasikartojančius darbus: duomenų perkėlimą, periodines ataskaitas, dokumentų generavimą ir pranešimus. Pirmiausia aprašome proceso eigą bei išimtis, tada sukuriame ribotos apimties sprendimą. Kai trūksta duomenų ar sistema grąžina klaidą, numatome patikrą arba rankinį perėmimą.
Ką verta automatizuoti?
Geriausiai tinka pasikartojanti eiga su aiškiu įvykiu, taisyklėmis ir patikrinamu rezultatu.
Duomenų perkėlimas tarp sistemų
Periodinės ataskaitos
Dokumentų generavimas
Būsenų, užduočių ir pranešimų valdymas
Kada automatizavimas netinka?
Jei procesas nuolat keičiasi, neturi aiškių taisyklių arba vyksta retai, pirmiau verta supaprastinti pačią darbo eigą. DI naudojamas tik tada, kai galima valdyti tikslumo, duomenų ir žmogaus patikros rizikas.
Kaip kuriamas sprendimas
Dokumentuojame eigą ir išimtis, nustatome duomenų šaltinius, sukuriame ribotos apimties sprendimą, išbandome įprastus bei klaidų scenarijus ir parengiame naudojimo informaciją.
Proceso analizė
Mažiausias naudingas etapas
Klaidų ir rankinio perėmimo scenarijai
Perdavimas arba priežiūra
Nuo ko priklauso apimtis?
Nuo sistemų skaičiaus, jų API galimybių, duomenų kokybės, išimčių skaičiaus, saugumo reikalavimų ir reikalingos stebėsenos.
Kaip pasirinkti pirmą procesą automatizavimui?
Pradėti verta nuo darbo, kurį galima aiškiai aprašyti ir kurio rezultatą lengva patikrinti. Užfiksuokite, kas pradeda procesą, iš kur gaunami duomenys, kokie veiksmai kartojami ir kur darbuotojas turi priimti sprendimą. Taip pat pažymėkite dažniausias išimtis: trūkstamą informaciją, neteisingą įrašą ar neveikiančią išorinę sistemą.
Įvertinimui naudinga žinoti, kiek kartų darbas atliekamas per savaitę ir kiek laiko užima viena užduotis. Vertinkite ne vien teorinį laiko sutaupymą: liks išimčių peržiūra, sprendimo priežiūra ir galimi įrankių mokesčiai. Jei procesas retas arba dažnai keičiasi, pirmas prasmingas žingsnis gali būti jo supaprastinimas.
Tipinis automatizavimo scenarijus
Tipiniame scenarijuje gauta užklausa pirmiausia patikrinama, tada sukuriama užduotis atsakingam žmogui, duomenys perduodami į sutartą sistemą ir išsiunčiamas pranešimas. Jei trūksta duomenų arba išorinė sistema neatsako, procesas neslepia klaidos: jis sustoja saugioje vietoje, užregistruoja priežastį ir perduoda veiksmą žmogui. Tai darbo eigos pavyzdys, ne kliento rezultato pažadas.
Ką gaunate po pirmo etapo?
Pirmas etapas gali būti proceso schema, automatizavimo galimybių įvertinimas arba ribotas veikiantis srautas. Jame nurodomi įvykiai, sistemos, duomenys, išimtys, žmogaus kontrolės taškai ir sėkmės kriterijai. Tik patikrinus šią dalį verta plėsti automatizavimą į daugiau padalinių ar sudėtingesnes DI funkcijas.
Ką paruošti automatizavimo įvertinimui?
Pakanka trumpo darbo eigos aprašymo, naudojamų sistemų pavadinimų ir norimo rezultato. Nurodykite, kas atlieka užduotį, kaip dažnai ji kartojama, kur atsiranda klaidų ir kas turėtų nutikti jas pastebėjus. Pradiniame etape nesiųskite prisijungimų ar tikrų klientų duomenų — pakanka aprašymo arba nuasmeninto pavyzdžio.
Jei užduotis apima duomenų perdavimą tarp kelių programų, atskirai įvertiname jų sąsajas ir prieigos galimybes.
Trumpi atsakymai
Dažniausi klausimai
Ar automatizavimui būtina kurti naują sistemą?
Ne. Kartais pakanka sujungti jau naudojamas sistemas arba pridėti nedidelę tarpinę paslaugą.
Ar galima pradėti nuo žodžiu aprašyto proceso?
Taip. Pirmas žingsnis tuomet yra darbo eigos, sprendimo taškų ir išimčių išgryninimas.
Kas nutinka išorinei sistemai grąžinus klaidą?
Pagal proceso svarbą numatomi klaidų pranešimai, saugūs pakartojimai arba rankinis perėmimas.
Tiesiogiai su komanda